E-coaching: schrijvend praten en luisteren tussen de regels door

Online communiceren is tegenwoordig een normale zaak. We appen, mailen en twitteren wat af met zijn allen, zowel op werk als privé via social media. En we vinden het prima dat we elkaar dan niet zien en horen. Bij coaching is dat anders. Veel coaches vinden dat een goed coachgesprek een face -to-face gesprek is en zien nadelen van online communicatie.

Nadelen van e-coaching

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: ja, e-coaching heeft nadelen in de communicatie vergeleken met een face-to-face coachgesprek. Het maakt zeker uit of je een gezichtsuitdrukking van de ander kunt zien en non-verbale signalen als een afwijkende blik, armen over elkaar en aarzeling in de stem kunt oppikken. Je kunt tegen een coachee die oorspronkelijk uit Frankrijk komt gerust een uitdrukking als: ‘met de deur in huis vallen’ gebruiken. Je ziet snel genoeg aan de non-verbale reactie van je coachee of deze uitdrukking bekend is of niet. En nee, dat merk je niet zo snel in e-coaching. En toch is ook een e-coachtraject een waardevolle manier van coachen. Het is zelfs zo dat e-coaching een aantal voordelen heeft in de communicatie, zelfs als het gaat om coaching via mail.

Voordelen van e-coaching

Teruglezen van gesprekken en communiceren als het uitkomt
Een belangrijk voordeel van e-coaching is dat het hele coachproces is na te lezen. Dat helpt een coach bij het reflecteren op zijn eigen handelen en bij het bepalen van een passende interventie. De coachee heeft een overzicht van zijn eigen proces, zijn doelen en ontwikkelingen daarin. Zowel voor coach en coachee geldt dat beiden kunnen communiceren op een plek en tijd waar ze zich op hun gemak voelen en die ze goed uitkomt. Dat bevordert de kwaliteit van de communicatie. Een coach kan een bericht van de coachee nog eens nalezen en nagaan of hij de bedoeling van het bericht goed begrepen heeft. De coach kan zijn eigen bericht voor verzenden nog eens checken en eventueel aanpassen. Is zijn boodschap begrijpelijk is voor de coachee? Heeft hij voldoende laten merken dat hij heeft ‘geluisterd’ naar de reactie van de coachee?

Voordeel van schrijven zelf
Het schrijven zelf kan een therapeutisch effect hebben en helpt een coachee om te komen tot de kern van het verhaal en het formuleren van doelen, gedachten en gevoel. De anonimiteit die ontstaat doordat coach en coachee niet tegenover elkaar zitten heeft een drempelverlagend effect op mensen die het lastig vinden om problemen te bespreken of die het een te grote stap vinden om naar een coach toe te gaan.

Snel en regelmatig contact
Een derde voordeel van online communiceren bij coaching is dat je als coachee snel antwoord krijgt van je e-coach. In een paar dagen kan een coachee antwoord, feedback of ondersteuning verwachten bij vragen en dilemma’s in de dagelijkse praktijk.  Hij hoeft niet te wachten tot het volgende coachgesprek. De meerdere contacten per week zorgen er niet alleen voor dat de coach sneller (kleinere) stappen kan maken, ook op momenten als hij daar direct behoefte aan heeft, maar leidt ook tot een ondersteunende werkrelatie.

Online communiceren: de voorwaarden

Motivatie en mogelijkheden
Voordat het e-coachtraject begint, is de e-coach al bezig om een goede basis te creëren voor de online communicatie. Allereerst is motivatie van de coachee belangrijk. De e-coach legt uit hoe een e-coachtraject in zijn werk gaat en gaat na hoe de coachee aankijkt tegen online begeleiding. Motivatie en vertrouwen is bij e-coaching van belang, omdat de anonimiteit het makkelijker maakt om een online traject voortijdig te stoppen. Externe motivatie, zoals geen reistijd, maar ook interne motivatie als coaching vanuit de eigen omgeving kan een rol spelen. Mogelijk heeft een coachee voorkeur voor face-to-face begeleiding. Een optie kan blended coachen zijn, een combinatie van coaching en e-coaching. Verder is het belangrijk of een coachee voldoende vaardigheden en mogelijkheden heeft voor e-coaching, zoals taalvaardigheid en computervaardigheden, en de beschikking over een rustige plek, voldoende tijd en over een computer of tablet.

Verwachtingen en afspraken over de communicatie
Net als bij face-to-face coaching is het opbouwen van een goede coach-coacheerelatie van belang. Een e-coach doet dat door de voorwaarden voor een succesvol traject duidelijk te maken (niet iedere coachee is hier bekend mee) en verwachtingen af te stemmen. De coach en coachee maken vooraf haalbare afspraken over het traject en de communicatie. Afspraken kunnen gaan over binnen welke tijd een coachee een bericht kan verwachten van de coach, de lengte van een traject en de online vertrouwelijkheid. Een e-coach kan gebruik maken van een beveiligd online communicatieplatform om privacy van de coachconversatie te bewaken.

Voorwaarden aan de e-coach

Net als bij een coachee begint e-coaching voor een coach bij motivatie en mogelijkheden. Vraag jezelf eens het volgende af:

• Vind ik online communiceren en begeleiden leuk?  Als de coach zelf al niet gemotiveerd is, dan is het lastig om de coachee te motiveren
• Heb ik voldoende ICT-vaardigheden en online communicatievaardigheden of wil ik dat verder ontwikkelen?
• Ben ik bereid en heb ik de mogelijkheden in mijn praktijk om binnen een paar dagen te reageren? Vraag jezelf bijvoorbeeld af: wil ik ‘s avonds en in het weekend beschikbaar zijn? Heb ik een vaste e-coachdag?
• Heb ik een veilige online omgeving waar ik in kan werken?

Inhoudelijk zijn er een aantal vragen die kunnen helpen bij het overwegen of e-coaching wat voor je is.

• Hoe onderhoud ik online een werkrelatie, hoe ondersteun en bevorder ik schrijvend het zelfmanagement van mijn coachee?
• Hoe ga ik om met de transparantie van het coachtraject, in de zin dat alle conversatie bewaard is?
• Hoe maak ik gebruik van de dynamiek van het e-coachtraject? Denk hier aan de kleine stappen, vaker contact, anonimiteit en intimiteit.
• In hoeverre heb ik voldoende kennis en vaardigheden om om te gaan met de beperkingen in de non-verbale communicatie en als online begeleider?
• Hoe kan ik mijn coachmethodieken op maat maken voor een e-coachtraject? Ook al zijn niet alle methodieken zijn even geschikt online, er is veel mogelijk. Wees creatief en zie naast gebruikelijke methodieken ook mogelijkheden voor nieuwe interventies online.

De conversatie zelf: schrijven praten en lezend luisteren

Als laatste het e-coachgesprek zelf. Een e-coach is zich bewust van de voor- en nadelen van het online communiceren en houdt hier rekening mee. De e-coach let in ieder geval op het volgende:

• Hij is positief en constructief. Hij begint elke boodschap met een positieve aanhef en/of een passend compliment en is ondersteunend en aanmoedigend.
• De coach houdt een bericht kort en begrijpelijk voor de overzichtelijkheid en sluit aan bij de context, doelen en belevingswereld van de coachee.
• Daarnaast leest de coach goed tussen de regels door. Hij kan diverse taal strategieën toepassen om de boodschap van de coachee goed te duiden en na te gaan wat iemand met een bericht kan bedoelen.
• Een e-coach laat schriftelijk zien dat hij de boodschap van de coachee goed heeft gelezen door samen te vatten, te parafraseren en checkt of hij de boodschap van de coachee goed begrepen heeft (‘begrijp ik het goed dat…?)
• De coach nodigt uit om vragen te stellen en feedback te geven over het proces.
• Hij zich bewust hoe schriftelijke berichten over kunnen komen bij een ander en houdt hier rekening mee.
• De e-coach houdt zich aan afspraken over frequentie van reageren en laat weten als  een bericht later komt, zodat de coachee weet wat hij kan verwachten.
• Eventueel maakt de e coach gebruik van blended coaching als dat wenselijk is.

Afsluitend: een e-coach in eerste plaats een coach. Hij weet in een gelijkwaardige relatie een coachee te begeleiden naar zijn doelen op een manier die aansluit bij de coachee. Hij is een professional met aandacht voor ethiek en vertrouwelijkheid. Tegelijkertijd verschilt e-coaching van coaching. Een belangrijk verschil is de wijze van communiceren. Ook door te schrijven wat je wilt zeggen en te lezen tussen de regels door is het mogelijk om een coachee te begeleiden naar zijn eigen gekozen doel.

Mariska Verduijn is zelfstandig coach en e-coach en arbeids- en organisatiepsycholoog (www.verduijncoaching.nl). Ze is aangesloten en gecertificeerd bij NOBCO en NIP en is opgenomen in het ecoach register. Ze heeft samen met Ana Bloemraad het boek: Met Stress in Balans geschreven, waar ze ook online mensen mee begeleidt. Ze heeft een bijdrage geleverd aan het boek E-health: handboek voor zorg- en hulpverleners.

Bronnen

Ribbers, A.P.C. & Waringa, R.A. (2012). E-coaching: direct aan de slag met het nieuwe coachen. Amsterdam: Boom
Waringa, A. & Ribbers, A. (red) (2018). E-health handboek voor zorg- en hulpverleners. Amsterdam: Boom.
Wentzel, J., Vaart, R. vander, Bohlmeijer, E.T., & Gemert-Pijnen, J.E. van (2016). Mixing Online and face tot face Therapy: how to Benifit From Blended Care in Mental Health Care. Journal of Medical Internet Research, 3 (1).